紙・書類をevernoteでデータ化して整理しよう【ミニマリスト】
皆様は大切な書類や紙をどのように管理されていますか？
本記事ではミニマリストである筆者が、書類を1つのアプリだけでデータ化して管理する方法をご紹介します。
書類の煩雑な管理や紛失リスクを避けたい方にとって本記事がお役に立ちましたら幸いです。
紙や書類をデータ化するメリット
紙や書類をデータ化するメリット
紙や書類をデータ化するメリットは下記の3点です。
書類をデータ化するメリット
- メリット① 書類をすぐに検索・閲覧できる
- メリット② 書類の保管スペースが必要なくなる
- メリット③ 書類の紛失リスクを抑えられる
以下にてそれぞれについて解説いたします。
メリット① 書類をすぐに検索・閲覧できる
紙や書類をデータ化するメリットの1点目は書類をすぐに検索・閲覧できる点です。
書類の情報が必要になった際には書類のキーワードを検索することによって、瞬時にアクセスすることができます。また、クラウド上に書類データを保存すればデバイスによらずに必要な書類を閲覧し取得することができます。
メリット② 書類の保管スペースが必要なくなる
紙や書類をデータ化するメリットの2点目は書類の保管スペースが必要なくなる点です。
ペーパーレス化することによってファイルやキャビネットなどの物理的な保管スペースが不要になります。書類がなくなるだけで部屋の中がスッキリするのは筆者のようなミニマリストにとっては嬉しいですね。
ミニマリストに関して詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧くださいませ。
lifeisafarce.hatenablog.com
lifeisafarce.hatenablog.com
メリット③ 書類の紛失リスクを抑えられる
紙や書類をデータ化するメリットの3点目は書類の紛失リスクを抑えられる点です。
書類がなくなることによって重要な書類を無くしてしまう心配を防げます。また火災や水害などの災害が起きた際にも重要な書類情報が消えてしまうリスクもありません。
以上が紙をデータ化するメリットです。
紙の書類をスマホだけでデータ化するおすすめの方法
それでは、実際に紙の書類をデータ化するにはどうすればいいのでしょうか？
以下にて、スマホのアプリだけで紙をデータ化して管理する方法をご紹介します。
Evernoteのアプリで書類をスキャンして管理
書類をデータ化して管理するには Evernoteというスマホアプリを用いましょう。
Evernoteとはメモアプリです。iPhoneやAndroid用のスマホアプリそして、Webからもアクセスすることができます。
evernote.com
具体的なやり方を解説
以下ではEvernoteアプリを用いて具体的に書類をデータ化して管理するためのステップをご紹介します。
書類をデータ化するステップ
- ステップ① Evernoteのアプリで書類をスキャン
- ステップ② 検索可能にするために書類名やキーワードを追加
- ステップ③ 書類は検索して探す
- ステップ④ ダウンロードが必要な際はevernoteから
以下にてスクショ等を用いながらそれぞれについて解説します。
まず最初のステップとして、Evernoteアプリでノートを新規作成しその中で書類を電子スキャンします。

ノートを新規作成しカメラボタンを押す
カメラボタンを押すと自動で書類のスキャンが始まります。
evernoteでスキャン
その後、スキャンされた書類のデータがevernoteのアプリに保存されます。

evernoteで電子化された書類
検索可能にするために書類名やキーワードを追加
その次に、次回以降本書類を探しやすくするために、書類の名前やキーワードをメモ帳のタイトルにつけましょう。

書類の名前やキーワードをメモ帳のタイトルに加える
以上で書類のスキャンとevernoteへの保存は終了です。
書類は検索して探す
次に実際に書類を探す必要が出てきた時の操作を紹介します。
まず書類に関するキーワードをevernote上で検索しましょう。すると、ノート上に記載されているワードに該当するノートのみ検索結果が表示されます。
書類に関するキーワードをevernote上で検索

以上で欲しい書類の情報が手に入ります。
検索した書類を再度、ダウンロードしたい場合は下記の保存ボタンからダウンロードすることができます。
ダウンロードが必要な際はevernoteから
なお、パソコンのWebからもリアルタイムで書類が反映されています。
何かの手続きでPCで本人確認書類等のPDFファイルをアップロードする必要がある時などには、web版のevernoteから書類を検索しダウンロードすればOKです。
evernoteのweb版にPCからログイン
Evernoteは2023年12月4日以降、無料プランの内容が一部改悪になってしまいました。
改悪内容
- ① 無料版では使用できる端末が2台まで
- ② 無料版では作成できるノート数が50個まで（以前は10万個まで）
以上の改悪によって『メモアプリ』としてのevernote(無料版)の使用は難しくなってしまいましたが、書類管理アプリとしてはまだまだ他アプリよりも優れていると筆者は考えています。
Evernoteの無料版の改悪を受けて、メモアプリをEvernoteからNotionに移行している人が多く見られますね。
www.notion.so
Notionも同様にアプリやwebからログイン可能なメモアプリで。ただ欠点として書類のスキャン機能がない点が挙げられます。スキャンをしなくても紙の写真＋キーワードだけでも良いという方はNotion を使ってみるもの良いでしょう。
またiphoneユーザーの方はApple純正のメモアプリにも書類のスキャン機能があるのでオススメです。ただ、iphoneやmacbookなどアップル製品のデバイスからしかログインできないのでその点においてはevernoteで書類管理をした方が優れていると言えるでしょう。
データ化して保存した方が良い書類の具体例
次に実際にデータ化した方が便利な書類の例をご紹介します。
あくまでも筆者が電子化して管理している書類の例になりますが、ご参考になりましたら幸いです。
データ化すべき書類の例
- 免許証
- マイナンバーカード
- 年金手帳
- 卒業証明書
- 労働条件通知書
- 不動産の重要事項説明書
- TOEICなどの資格の証明証
ミニマリストになり紙や財布などの持ち物を減らすメリットに関しては下記の記事をご覧くださいませ。
lifeisafarce.hatenablog.com
まとめ
以上、本記事をまとめますと下記になります。
最後までお読みいただき誠にありがとうございました。本記事が投資を勉強する上で、参考になりましたら望外の喜びでございます。
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引き続き何卒宜しくお願い致します。
